Đại Cương Về Kiểm Soát Quản Lý (Management Control)

---

Kiểm soát quản lý (Management Control) là một chức năng quan trọng trong quản lý, giúp đảm bảo các hoạt động trong tổ chức diễn ra đúng mục tiêu, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc. Kiểm soát quản lý bao gồm các hoạt động giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh, nhằm giúp tổ chức vận hành hiệu quả và đạt được các mục tiêu chiến lược. Theo nghiên cứu của Anthony và cộng sự (2014) trên Journal of Management Control, quá trình kiểm soát quản lý giúp các nhà quản lý đánh giá và điều chỉnh để duy trì hiệu suất làm việc của tổ chức.

1. Vai Trò của Kiểm Soát Quản Lý

Kiểm soát quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả tổ chức qua các nhiệm vụ chính:

• Đảm bảo sự nhất quán: Kiểm soát quản lý giúp duy trì sự nhất quán giữa các hoạt động và mục tiêu tổ chức (Anthony & Govindarajan, 2007).
• Phát hiện và ngăn ngừa sai lệch: Thông qua kiểm soát, các nhà quản lý có thể phát hiện sai lệch trong quá trình thực hiện và đưa ra các biện pháp khắc phục (Merchant & Van der Stede, 2017).
• Nâng cao hiệu quả và hiệu suất: Kiểm soát quản lý đảm bảo nguồn lực được sử dụng hợp lý, tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao hiệu quả công việc (Flamholtz et al., 1985).

2. Các Loại Hình Kiểm Soát Quản Lý

2.1. Kiểm soát phòng ngừa

Kiểm soát phòng ngừa bao gồm các quy trình ngăn ngừa rủi ro và sai lệch trước khi chúng xảy ra. Việc thiết lập quy trình và tiêu chuẩn giúp hạn chế các sai sót tiềm ẩn và đảm bảo sự đồng nhất trong công việc (Simons, 1995).

2.2. Kiểm soát phát hiện

Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc giám sát và phát hiện các sai lệch trong quá trình thực hiện. Báo cáo tài chính và đánh giá hiệu suất là các công cụ kiểm soát phát hiện phổ biến, giúp nhà quản lý nhận diện và điều chỉnh sai lệch kịp thời (Merchant & Van der Stede, 2017).

2.3. Kiểm soát phản hồi

Kiểm soát phản hồi được thực hiện dựa trên kết quả thực tế so với mục tiêu ban đầu. Quá trình này giúp các nhà quản lý đưa ra điều chỉnh để cải thiện và phát triển chiến lược trong tương lai (Anthony & Govindarajan, 2007).

3. Các Quy Trình trong Kiểm Soát Quản Lý

Quy trình kiểm soát quản lý thường bao gồm bốn bước: thiết lập tiêu chuẩn, đo lường, so sánh và điều chỉnh.

3.1. Thiết lập tiêu chuẩn

Thiết lập tiêu chuẩn là quá trình xác định các mục tiêu và chỉ số để đánh giá hiệu suất. Theo Anthony và Govindarajan (2007), tiêu chuẩn giúp định hướng hoạt động của nhân viên và tạo ra các kỳ vọng rõ ràng.

3.2. Đo lường kết quả

Đo lường kết quả giúp nhà quản lý thu thập và đánh giá thông tin về tiến độ và hiệu quả công việc. Các chỉ số đo lường như năng suất, chi phí và hiệu suất giúp đánh giá kết quả thực tế của công việc (Merchant & Van der Stede, 2017).

3.3. So sánh kết quả

Nhà quản lý sẽ so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã đề ra để xác định sự khác biệt. Việc so sánh này giúp xác định vấn đề và tìm hiểu nguyên nhân của các sai lệch trong quá trình thực hiện (Flamholtz et al., 1985).

3.4. Điều chỉnh

Điều chỉnh là bước cuối cùng, trong đó các nhà quản lý đưa ra biện pháp thay đổi để đảm bảo hoạt động đạt được mục tiêu đã đề ra. Các biện pháp này có thể bao gồm thay đổi quy trình, điều chỉnh nguồn lực hoặc cải tiến chiến lược tổ chức (Simons, 1995).

4. Công Cụ và Kỹ Thuật trong Kiểm Soát Quản Lý

4.1. Báo cáo tài chính và phi tài chính

Báo cáo tài chính và phi tài chính cung cấp thông tin về tình hình hoạt động và hiệu suất của tổ chức. Báo cáo tài chính đánh giá tình trạng tài chính, trong khi báo cáo phi tài chính theo dõi các yếu tố như sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động (Anthony & Govindarajan, 2007).

4.2. Phân tích ngân sách

Phân tích ngân sách là công cụ kiểm soát giúp so sánh chi phí thực tế với ngân sách đã đề ra. Điều này giúp các nhà quản lý phát hiện và điều chỉnh các biến động không mong muốn trong chi tiêu (Merchant & Van der Stede, 2017).

4.3. KPI (Chỉ số hiệu suất chính)

KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể cho từng phòng ban hoặc cá nhân. Theo Merchant và Van der Stede (2017), KPI giúp định hướng công việc và đánh giá kết quả của các mục tiêu cụ thể.

5. Các Thách Thức trong Kiểm Soát Quản Lý

Kiểm soát quản lý cũng gặp phải nhiều thách thức trong quá trình thực hiện:

• Chống đối từ nhân viên: Kiểm soát chặt chẽ có thể khiến nhân viên cảm thấy không tự do và bị áp lực, dẫn đến sự chống đối (Flamholtz et al., 1985).
• Khó khăn trong đo lường hiệu quả: Một số hoạt động không thể đo lường chính xác, đặc biệt là các yếu tố phi tài chính như sáng tạo và động lực (Anthony & Govindarajan, 2007).
• Biến động môi trường: Sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh và công nghệ đòi hỏi các tiêu chuẩn kiểm soát phải được điều chỉnh linh hoạt và kịp thời (Simons, 1995).

Kết luận

Kiểm soát quản lý là công cụ quan trọng giúp tổ chức duy trì hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Dù có nhiều thách thức trong thực hiện, kiểm soát quản lý hiệu quả sẽ giúp tổ chức phát hiện sai lệch, tối ưu hóa hiệu suất và đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Các công cụ như báo cáo tài chính, phân tích ngân sách và KPI là công cụ hữu ích trong kiểm soát quản lý, giúp nhà quản lý có được những đánh giá chính xác và đưa ra quyết định chiến lược kịp thời.

Tài liệu tham khảo

1. Anthony, R. N., & Govindarajan, V. (2007). Management Control Systems (12th ed.). New York: McGraw-Hill.
2. Anthony, R. N., Dearden, J., & Vancil, R. F. (2014). Management Control Systems. Journal of Management Control, 25(2), 99-112.
3. Merchant, K. A., & Van der Stede, W. A. (2017). Management Control Systems: Performance Measurement, Evaluation and Incentives (4th ed.). London: Pearson Education.
4. Flamholtz, E. G., Das, T. K., & Tsui, A. S. (1985). Toward an integrative framework of organizational control. Accounting, Organizations and Society, 10(1), 35-50.
5. Simons, R. (1995). Levers of Control: How Managers Use Innovative Control Systems to Drive Strategic Renewal. Harvard Business School Press.